Gestión, conservación y eliminación de los documentos y archivos del Ayuntamiento

El Archivo Municipal de Elche es la unidad administrativa responsable de la conservación de los documentos producidos por el Ayuntamiento desde sus orígenes. Se encarga de la recogida, organización y difusión de los documentos, así como de su custodia.

Comisión de valoración de documentos administrativos

El artículo 85 de la Ley 4/1988, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana, del Patrimonio Cultural Valenciano, crea la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y, posteriormente, el Decreto 189/2005, del Consell de la Generalitat, regula la citada Junta Calificadora y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.

Para favorecer esta normativa y solucionar el problema de la producción de grandes masas documentales en las actuales administraciones, es imprescindible valorar la documentación, proceder al correspondiente estudio y análisis para determinar qué documentos son susceptibles de ser conservados. Cualquier decisión tomada en ese sentido ha de ser aprobada por la JCDA, único órgano autorizado para decidir sobre esa materia.

El Ajuntament d’Elx constituyó su propia Comisión de Valoración Documental en 2005 para realizar estudios de valoración y trabajar conjuntamente con la Junta Calificadora de Documentos Administrativos elevando las propuestas que considere necesarias.

Normas de préstamo y consulta interna de documentos

La consulta interna de documentos afecta a las personas que realizan su actividad en las oficinas productoras de los mismos. Los fondos incorporados se rigen por su propio convenio. Se establecen dos modalidades:

  • Consultas presenciales. Se realizarán en la Sala de Investigación del AHME en sus dos sedes, San José o Carrús.
  • Préstamo de documentos a las oficinas. Se realizará la solicitud de préstamo a través del aplicativo disponible en la red municipal (menú ISERIES) en donde se hace constar la acreditación de la persona que solicita el préstamo y los datos del documento, según su registro informatizado. El documento será servido por el AHME y en el momento de ser entregado se firmará el documento de préstamo. Esto supone el traslado de responsabilidad de la documentación mientras dure el tiempo de consulta. No se puede alterar, sustituir o integrar nuevos documentos sin el conocimiento y autorización expresa del AHME. El tiempo de consulta es de dos meses, prorrogable.

Quedan excluidos del préstamo los documentos con una antigüedad mayor de 100 años.

El procedimiento de devolución supone la aceptación, de nuevo, de la responsabilidad de custodia por parte del AHME.

Normas de transferencia de documentación al archivo

Una vez transcurrido el plazo de uso y conservación de los documentos en las oficinas productoras, los documentos deberán ser remitidos al Archivo Histórico Municipal. El proceso de transferencia supone no solo el traslado de documentación, sino también el cambio de titularidad en la responsabilidad de custodia.

Para realizar la transferencia es necesario:

  • Ponerse en contacto con el AHME para establecer la viabilidad de la transferencia o determinar la fecha
  • Cumplimentar la hoja de transferencia de documentación que se encuentra alojada en la intranet municipal, con las instrucciones que constan en la misma hoja

Una vez recibidos los fondos:

  • El archivo cotejará que corresponde lo descrito en la hoja de transferencia con la documentación enviada y devolverá informe con las incidencias, si las hubiere.
  • Mientras se realizan labores de inventario o catálogo, la hoja de transferencia tiene utilidad para localizar los fondos transferidos. Una vez realizadas estas tareas, se podrán consultar los fondos directamente en el catálogo automatizado de documentación.

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